Описание проекта
В компании работает более 1000 сотрудников и для их эффективной коммуникации необходимо единое стандартизированное информационное пространство. Опыт удаленной работы показал, что людям нужен инструмент, который позволит быстро получать информацию о коллегах, узнавать новости компании и получать доступ к внутренним IT-сервисам.
Специфика подразделений часто добавляет проблем – у каждого отдела свои внутренние правила, бизнес-процессы и даже программы для работы. В компании использовалось три основные системы: 1С:Документооборот для согласования договоров, 1С:ЗУП для учета персонала и кадровой работы, 1С:ERP для ведения CRM, работы с клиентами, учета производственных процессов и задач.
Битрикс24 должен был стать «единым окном» для доступа к корпоративной информации и сократить количество дублирующих операций между системами – по итогу количество программ, в которых работает каждый сотрудник должно было уменьшиться.
Первым этапом проекта стало внедрение основного функционала корпортала. Нужно было завести в портал только тех сотрудников, которые работают с программами непосредственно, а также основные данные о людях. Просто настроить интеграцию с 1С:ЗУП было невозможно, так в компании есть сотрудники, которые не работают в информационных системах. Также проблемой стало, что в стандартном обмене информация подтягивается не по управленческой структуре. Поэтому дописали модуль обмена, который предоставляет доступ нужным сотрудникам, тянет контактную информацию, настраивает роли и отслеживает кадровые изменения (увольнения, переводы между отделами и т.д.).
Первыми запущенными блоками были «Задачи» и «Новостная лента». Сразу после запуска корпортала, сотрудники НПО «Композит» начали его активно использовать в повседневной работе. В компании сильная корпоративная культура – лента постоянно пополняется новостями, информацией об изменениях внутренних регламентов, сотрудники используют чаты, бронирование переговорных, поздравления с днем рождения и т.д.
Автоматизация отдела продаж в Битрикс24
Когда сотрудники «пожили» с корпорталом, перешли к следующей задаче – внедрение CRM. Раньше процесс работы с клиентом велся в 1С:ERP, но настроить оптимальную воронку и контролировать работу с клиентами довольно сложно. Был риск потери заявок или несоблюдения регламентов работы с клиентами. Воронка лидов включала не все процессы, сложно было отследить, на каком этапе сделки находится клиент на самом деле.
Сотрудниками Первого Бита был проведен аудит процессов работы с заявками и сделками, составлены ТЗ, после чего начался этап настройки блока CRM. Лид заводится в Битрикс24 – менеджер может это сделать самостоятельно, звонки сами распределяются на менеджеров, а также маркетинг передает запросы на продавцов.
Настроили автоматические напоминания о задачах для менеджеров и руководителей, а также интеграцию портала с телефонией для автоматизации работы со звонками. Настроили воронку под требования НПО «Композит»: заявки от клиентов распределяются, квалифицируются между менеджерами, заводится сделка, которая автоматически создает заказ в 1С:ERP, чтобы дальше с клиентом работать на производстве. Воронка ставит задачи автоматически, невозможно пропустить какой-либо этап, при смене статусов сделка автоматически двигается на следующие стадии. Все ранее заведенные клиенты были выгружены из 1С, чтобы вручную не дублировать заявки из текущей базы. Из 1С также транслируется в CRM поступление оплаты по сделке.
Корпоративная база данных и маркетинговые показатели
Все бизнес-процессы прописали в Битрикс24: создание контрагентов в 1С:ERP, проверка и актуализация сроков производства, разработка конструкторской документации, ведение опросных листов и т.д. Активно используются внутренние сервисы для сотрудников – от создания новостей и информирования об отпусках, до бронирования переговорных и постановки задач.
Для отдела маркетинга создание единой CRM-системы с четкой и понятной воронкой – это первый шаг к адекватному расчету показателя эффективности рекламных кампаний. Следующим этапом работы с Битрикс24 станет внедрение сквозной аналитики, которая поможет вывести на новый уровень взаимодействие отделов продаж и маркетинга: увеличить конверсии и качество лидов, анализировать наиболее эффективные каналы продаж, оптимизировать бюджет и т.д.
Также сотрудники предприятия (на сегодняшний день это маркетологи) начали использовать Базу знаний в качестве площадки, где размещена вся информация о продаваемом продукте (описание, технические характеристики, объем рынка, портрет клиента, инструменты для продаж: презентации, каталоги, листовки, медиа материалы). Это упрощает взаимодействие между подразделениями, а также помогает адаптации новых сотрудников. Со временем планируется более масштабное использование данного инструмента.
Постановка и контроль задач, шаблоны согласований
В качестве «Единого окна» для работы интегрировали Битрикс24 с 1С:Документооборот. Чтобы сотрудникам не приходилось постоянно переключаться между системами, задачи из Битрикс24 отображаются в 1С:Документооборот и наоборот. Модуль обмена со стороны 1С НПО «Композит» писал самостоятельно, в Битрикс24 разрабатывали специалисты Первого Бита – по итогу подгружаются все статусы, ответственные и комментарии.
Сложность реализации
За шесть месяцев Первому Биту совместно с командой НПО «Композит» удалось реализовать перенос существующих бизнес-процессов компании на корпоративный портал Битрикс24. Используя широкий функционал новой CRM, ряд перенесенных процессов был доработан с целью максимальной реализации задач клиента. Осуществлена интеграция с тремя 1С-системами (документооборот, кадровый учет и ERP-система). Каждая из интеграций не вписывалась в функционал типового обмена между системами. Были созданы собственные модули, а также дорабатывались существующие.